TeamViewer dá dicas para gestão de equipas virtuais

A TeamViewer, empresa especialista em soluções avançadas para comunicação online, colaboração e monitoramento remoto de sistemas de TI, criadora de um dos mais populares softwares de controlo remoto, com o mesmo nome, publicou, no seu blogue, cinco dicas para tornar mais eficiente a gestão de equipas virtuais.

O número de empresas que dependem de equipas virtuais tem vindo a crescer nos últimos tempos, impulsionado pelo surgimento de novas start-ups que privilegiam a versatilidade dos seus colaboradores e apostam em estruturas corporativas leves e em plataformas tecnológicas. Isso leva a que muitos desses projetos selecionem pessoas de diferentes localidades para formar equipa, utilizando o contato virtual e reunindo os melhores talentos disponíveis sem necessidade de investimentos avultados de tempo ou dinheiro.

Assim, saber gerir equipas virtuais, abarcando diferentes cidades e países, é um requisito básico para assegurar o sucesso deste novo modelo de trabalho. Aqui ficam as cinco dicas da TeamViewer para ajudar empreendedores e não só:

1. Esclarecer tarefas e processos

Todos os novos líderes precisam de se alinhar, desde o início, com a sua equipa, os objetivos, funções e responsabilidades. No entanto, com equipas virtuais, a coordenação torna-se mais um desafio porque as pessoas não estão localizadas num mesmo ambiente. As equipas virtuais precisam de mais comunicação, mais protocolos e mais clareza. Como gestor de projeto, seja claro com a sua equipa sobre as políticas e procedimentos básicos, como processos de trabalho com detalhes sobre quem faz o quê e quando, as expectativas com prazos, a resolução de problemas, disponibilidade e até mesmo as comunicações. Se esta informação estiver num manual, não se esqueça de que este é um documento vivo que muda continuamente com base na prática diária.

2. Aprenda como usar a tecnologia para promover a colaboração

Antes de começar uma tarefa, reserve um tempo para verificar que ferramentas de TI ou ligações de internet os membros da sua equipa utilizam – uma vez que eles não partilham um escritório, as suas necessidades podem variar. Videoconferências, chamadas via web e partilha de desktop permitem que os líderes fiquem mais próximos das suas equipas virtuais, sem gastar muito tempo e dinheiro em viagens de negócios ou telefonemas. Considere diferentes fusos horários e cargas horárias de trabalho. Isso irá evitar contratempos durante a fase de execução.

3. Criar presença e uma personalidade virtual

O desafio do gestor de projeto é tornar-se visível e presente. Encontrar uma forma de comunicar equilibrada é um aspecto da criação de uma personalidade virtual. Se comunica excessivamente, pode causar a perda de informações importantes e pode transmitir uma sensação de microgestão ou falta de confiança. Se torna-se invisível e não é ouvido por semanas, é mais fácil para um membro da equipa virtual interpretar isso como uma falta de preocupação e perguntar-se sobre a importância do projeto. Isto pode fazer com que os membros da equipa transfiram as suas prioridades para outros sítios.

4. Seja um bom supervisor de longa distância

Quando você aceita uma posição de liderança, também deve assumir o papel de motivador e facilitador. Assim, mesmo quando a sua equipa está geograficamente dispersa, é importante cultivar um ambiente de grupo, onde os seus funcionários se sentem ligados a si e aos colegas. Momentos espontâneos e descontraídos, como beber um café ou meter conversa no elevador são inexistentes em ambientes de trabalho virtuais e muitas vezes são importantes para medir o estado de espírito das pessoas. Promova a interação pessoal entre os membros da equipa. Facilitar a partilha de ideias, dar feedbacks, conversar via telefone pelo menos uma vez por semana, usar mensagens instantâneas, e-mail e outras tecnologias são meios de ajudar a minimizar problemas de comunicação.

5. Faça reuniões eficazes

Reuniões virtuais podem ser eficazes e eficientes – com planeamento adequado – mas existem alguns desafios. As pessoas dispersam quando as reuniões não seguem uma dinâmica ou uma agenda clara. Para evitar isso, o melhor é preparar uma pauta na qual todos possam contribuir. Durante a reunião, um bom líder fará perguntas frequentes a fim de verificar que todos estão envolvidos com o projeto e proativos. Regras claras também ajudam a gerir a interação do grupo.