Sabe se na sua empresa há “desperdício de informação”?
Provavelmente nunca pensou no assunto, mas é bem possível que a sua empresa sofra de “desperdício de informação”. Este problema, que pode passar despercebido, traz custos elevados, alerta a Ricoh, empresa de soluções de escritório, impressão de produção, gestão de serviços de documentos e serviços de TI.
É verdade que o ritmo de criação de informação não para de aumentar. Também não é mentira que as organizações estão a conseguir lidar com estes enormes volumes de dados. Mas atenção: gerir a informação não significa que está a retirar dela o máximo potencial.
Segundo Darin Stewart, diretor de pesquisa na Gartner, as tecnologias de Big Data estão a “desbloquear segredos antes escondidos nos dados empresariais”, contudo os conteúdos não estruturados ainda correspondem a cerca de 80 por cento do total de ativos de informação das empresas. Isto significa que há muita informação que não é identificada ou classificada, havendo, portanto, grandes níveis de desperdício da mesma.
E quando falamos de “desperdício de informação” não falamos só de informação digital, mas também de informação física. De acordo com a Ricoh, as probabilidades indicam que a sua empresa sofre de pelo menos uma delas.
Quanto aos dados físicos, a culpa recai principalmente sobre o papel. Como consta de um estudo da Associação da Informação e Gestão da Informação, citado pela Ricoh, 55 por cento das organizações diz que o número de documentos em papel com que lida está estável, a aumentar ou crescer rapidamente.
Neste ponto, o problema não se prende com a sustentabilidade ambiental, mas com o facto de o papel não permitir fazer pesquisa, partilhar dados ou que seja integrado com informação digital, explica a Ricoh em comunicado. A palavra surge novamente: desperdício. Os empregados não conseguem utilizar informação a que não podem aceder, por isso não conseguem levar novos produtos ao mercado com a celeridade necessária.
Mas não desanime. É possível contornar esta situação com uma estratégia de informação adequada. Por exemplo, pode adotar processos de negócio otimizados, o que, de acordo com estudos das IDC e da Ricoh, reduzem o tempo de chegada do produto ao mercado em 68 por cento e aumentam as receitas geradas pela aquisição de novos clientes em 42 por cento.
Outra hipótese é pensar em utilizar serviços de gestão de documentos, de forma a construir uma ponte entre o papel e o digital, garantido assim que os empregados têm acesso à informação de que necessitam.
