Quatro fatores de sucesso para ampliar automação e ganhar eficiência operacional

No entanto, num cenário onde há a necessidade de redução de custos e uma busca incansável por ganhos de produtividade, a automação de processos com foco na eficiência operacional ganhou uma relevância ainda maior e passa a ser vista como uma atividade estratégica para qualquer operação.

Em especial nas grandes operações – como concessionárias de energia, operadoras de telecomunicações e instituições financeiras – onde a pressão pela melhoria nos serviços é constante, mas o orçamento para a ampliação da equipa é, na maioria dos casos, restrito – há espaço para automatizar processos em áreas como gestão de serviços, billing, gestão de ativos e de redes.  E os resultados são visíveis e facilmente mensuráveis.

Ampliar o alcance da automação é também fundamental para adequar as empresas ao novo conceito de transformação digital, para que possam oferecer serviços online que hoje são uma exigência do consumidor, como plataformas web e aplicações. É impossível oferecer a agilidade e a qualidade de serviços que o cliente moderno espera com processos fundamentais ainda executados manualmente.

Mas para que um movimento de automação em operações tenha sucesso, é preciso estar atento a quatro fatores de sucesso. São eles:

Processos

É aqui que tudo começa. É preciso identificar quais os processos fundamentais da área e quais deles podem ser automatizados. Os gargalos e dificuldades de gestão e execução operacional vividos pela empresa devem ser priorizados.

Outro aspecto importante é avaliar se determinado processo que pode ser automatizado irá gerar impacto para o negócio. De nada adianta investir tempo e dinheiro para promover a mudança, se ela não trouxer ganhos que podem ser mensurados pelos gestores.

Contar com uma consultoria que tenha expertise na automação de processos pode ajudar muito no entendimento das necessidades da empresa e na implementação das tecnologias necessárias para a automação.

Pessoas

É comum, em um primeiro momento, que a automação de processos que eram feitos por funcionários cause algum tipo de preocupação por parte da equipa. Afinal, são atividades que antes eram delegadas a pessoas e que passam a ser feitas através da tecnologia.

Por isso, a  consciencialização dos profissionais em relação aos benefícios da automação é um fator chave para o sucesso dessa estratégia.

Um pensamento que pode surgir é de que o funcionário está a ser desvalorizado por deixar de desenvolver tal atividade. A realidade é justamente o contrário! Ao automatizar um processo, a empresa pode usar sua força de trabalho para atividades que agregam mais valor ao negócio.

Qualquer projeto de automação deve ser acompanhado de formação dos colaboradores, para que possam entender como as mudanças integram e melhoram o seu fluxo de trabalho.

Ferramentas

Não há automação sem o uso de tecnologia da informação. Por isso, existe no mercado uma série de soluções que ajudam os gestores de operações no desafio de implementar essa mudança nos processos.

Companhias de tecnologia da informação com atuação global, como a BMC e a IBM, atuam fortemente nessa área oferecendo tecnologias para orquestração de processos e também motores de regras de negócios. Também existem no mercado soluções específicas para gestão de redes, de ativos e de serviços.

A dica aqui é optar pelas ferramentas que já estão prontas e trazem consigo as melhores práticas de automação e oferecem maior agilidade de implementação, em vez de tentar desenvolver software internamente, começando do zero.

Melhoria contínua

Uma estratégia de automação de processos só será realmente benéfica para a operação e para o negócio se for tratada de forma contínua. O gestor de operações precisa ter a consciência de que tudo o que pode ser automatizado não será resolvido de uma única vez, e que será preciso tratar o tema de forma constante, com o objetivo de identificar novas oportunidades de automação e acompanhar a evolução natural das necessidades dos negócios.

Mais uma vez, contar com uma consultoria especializada, que oferece a tecnologia necessária e também as melhores práticas, pode ser uma opção interessante para a execução dessa estratégia.

Portanto, se você é um gestor ou profissional da área de operações, não deixe de colocar a automação de processos no centro do seu planeamento estratégico para 2017. Pode estar aí a chave para ganhar eficiência, reduzir custos e melhorar os serviços prestados ao cliente, tornando-se melhor preparado para os novos desafios da era digital.