PME estão mais perto da digitalização documental

Segundo um estudo patrocinado pela Ricoh Europa, as PME europeias estão a progredir mais rapidamente do que as grandes empresas no percurso de transformação digital. Quase dois terços das pequenas e médias empresas esperam digitalizar os restantes documentos em suporte físico ao longo dos próximos três anos.

Cerca de 78 por cento dos líderes de PME afirmaram que os colaboradores podem trabalhar em documentos a partir de qualquer dispositivo móvel comparativamente com 69 por cento nas grandes empresas.

A transformação digital vai permitir às PME crescerem no futuro de modo mais produtivo e ágil com um modelo de negócio no qual a partilha de conhecimentos entre colaboradores será reforçada, e com o qual será possível dar uma melhor resposta às necessidades dos clientes.

Contudo, este estudo revela uma área de risco para estas empresas. Os seus colaboradores apresentam uma maior probabilidade, de 62 por cento, de utilizarem dispositivos pessoais para armazenar informações, comparativamente com 55 por cento nas grandes empresas, sendo ainda assim este um valor elevado.

Estas ações podem anular os benefícios de uma efetiva partilha de informação e podem resultar na perda de importantes visões de negócio caso os colaboradores deixem a empresa e não seja possível recuperar documentos cruciais.

A presença de mais iWorkers no futuro é uma das medidas que poderia impedir tais impactos. O estudo revela que os líderes de PME estimam que, em 2018, a maioria dos seus colaboradores se enquadre na definição de iWorker.

“As PME mais inovadoras têm agora uma excelente oportunidade. Ao fomentarem ainda mais a digitalização dos documentos cruciais para o negócio e ao otimizarem os seus processos terão mais rapidamente acesso às informações. Mais ainda, ao fazê-lo aumentarão a produtividade pois estarão a gerir os conhecimentos de uma forma mais eficiente. Serão também mais ágeis no contexto de trabalho em constante mudanças e mais eficientes na resposta às necessidades dos clientes e na partilha de conhecimentos entre colaboradores. Com estas bases será possível criar uma cultura de partilha de informações que irá atrair e promover a retenção de mais iWorkers de modo a melhor conduzir os negócios no futuro”, refere David Mills, COO da Ricoh Europa.

No entanto, existe ainda um longo caminho a percorrer até que os ambientes de trabalho sejam verdadeiramente colaborativos e eficientes.

O estudo revela ainda que, atualmente, os líderes das PME acreditam que a sua atual incapacidade de aceder a documentos e outros sistemas de informação importantes a partir de dispositivos móveis é um dos dois principais entraves no que se refere a partilhas de informações.

Embora estejam otimistas relativamente à total digitalização das suas operações empresariais nos próximos três anos, estas visões adicionais sugerem que ainda é necessário rever e otimizar muitos processos fundamentais e fluxos de trabalho para, no futuro, responder melhor às necessidades das empresas e dos colaboradores.

Para fomentar ainda mais a digitalização, as PME devem assegurar a revisão das suas atuais tecnologias e otimizar as suas formas de trabalhar para conseguir usufruir ao máximo dos mesmos.

É também necessário ultrapassar os obstáculos culturais que interferem com a gestão da informação. O desafio passa por estabelecer uma nova cultura de partilha de informações.

Mais de metade dos líderes de PME e líderes de grandes empresas confessam que a sua empresa não tem hábitos de partilha.