Opinião | Pôr a saúde a falar entre si

Vou contar-vos uma estória. Chamo-me Wilques e sou consultor e especialista em EDI e faturação eletrónica. Fui contactado pelo prestigiado Centro Hospitalar do Alto das Galinhas Pardas (CHAGP) para analisar e propor uma solução de EDI e faturação eletrónica que consiga que o CHAGP alcance ganhos (em termos de tempo, controlo e resultados financeiros), potencie sinergias e tenha uma melhor gestão do seu aprovisionamento.

Lançado o desafio, o primeiro passo foi analisar a situação existente e conhecer a fundo a instituição em causa. O resultado final foi no mínimo assustador: não só cada departamento, ou quase, tinha o seu próprio software de gestão como estes não comunicavam, em termos de partilha de informação, entre si. Pior ainda, verifiquei que as encomendas tinham o seu próprio sistema, que não interligava com o de gestão/contabilidade ou com o de logística.

Dito de forma simples, o CHAGP geria toda a relação comercial com os fornecedores de forma arcaica, provocando ineficiência e atrasos, não só na encomenda, que por sua vez criava atrasos na receção de produtos hospitalares, como, no final, o respetivo pagamento ficava também ele comprometido.

Para se ter uma ideia, descobri que só quando as faturas entram no sistema de contabilidade é que o prazo de pagamento, definido por lei, começa a ser contabilizado. Tendo em conta que tudo funciona ainda com base no papel e que há pilhas dele um pouco por todo o lado… Ok. O problema foi identificado. Agora tinha de encontrar uma solução que conseguisse resolver todos os pontos críticos detetados. Conseguir eliminar as pilhas de papel, fazer com que os vários sistemas dos vários departamentos falem entre si, fazer com que o responsável do laboratório, por exemplo, ao efetuar um pedido, o mesmo seja imediatamente integrado no sistema de contabilidade, no de gestão de encomendas e no sistema logístico e fazer, com que se consiga fazer, uma correta gestão do stock dos produtos encomendados.

Após uma análise aprofundada, cheguei a uma solução que propus ao Centro Hospitalar: o de avançarem para a implementação de um processo de EDI e faturação eletrónica. Algo que não só resolve os problemas identificados como não implica investimento adicional significativo em software.

Os vários departamentos continuam a funcionar tal como funcionavam apenas com algumas pequenas, mas importantes, alterações. Havendo uma envolvência muito forte dos vários parceiros informáticos, que intervêm no processo, criámos em conjunto um formato único e simples para troca de informação entre os vários sistemas.
Acabou-se o manuseamento do papel. Ou pelo menos na quantidade a que estavam habituados. As operações são agora efetuadas por via digital, num sistema centralizado, onde todos têm acesso, de acordo com a respetiva gestão de acessos, claro.

Agora, poucos segundos depois de um técnico ter solicitado, por exemplo, uma remessa de seringas, a encomenda segue o fluxo habitual. É aprovada e segue eletronicamente para o fornecedor. Este informa, de forma discriminada, o que vai entregar e, aquando do recebimento do material, a informação é validada contra a guia de remessa já registada no departamento de logística e, quando a fatura chega, os dados de faturação são validados contra a nota de receção da mercadoria e, se tudo estiver certo, os dados são integrados com o sistema de contabilidade do Centro Hospitalar, permitindo um pagamento mais atempado.

Para quem pensa que isto é apenas uma estória desengane-se. A estória serviu apenas para exemplificar um problema muito real e que pode ser resolvido de forma relativamente simples. Basta dar o primeiro passo.

O uso do EDI e da faturação eletrónica confere benefícios a todas as partes. Toda a cadeia de valor, desde o comprador, aos departamentos de compras, logística, faturação e pagamento, conseguem melhorias operacionais significativas e, simultaneamente, conseguem ainda obter um melhor relacionamento com os seus fornecedores. Porque há mais clareza sobre o que é encomendado e quando, todo o processo de compra é simplificado, e todo o processo de pagamento é conseguido dentro dos prazos acordados.