Empresas precisam de saber gerir os seus ativos documentais

Menos papel, mais digital. Cada vez mais as empresas apostam na digitalização dos seus documentos, reduzindo significativamente os grandes arquivos onde informação se perde constantemente, e os custos associados. Contudo, a gestão desta transformação nem sempre é realizada da melhor forma e as empresas acabam por não conseguir operacionalizar informação vital para o seu negócio. Em conversa com a B!T, Vasco Falcão, diretor-geral da Konica Minolta Portugal, explicou de que forma podem as organizações otimizar os seus processos de impressão e de gestão documental na era do Digital.

Todos os anos a Konica Minolta realiza um evento subordinado ao tema OPS, durante o qual expõe aquela que é a sua missão nas áreas da gestão documental e da impressão. O que é exactamente o OPS [Optimized Print Services, ou Serviços de Impressão Otimizados]?

É uma metodologia. Os Optimized Print Services, ao fim e ao cabo, é uma metodologia que foi desenvolvida pela Konica Minolta, e que é aplicada pelos seus consultores no mundo inteiro, para conceber estratégias de gestão de serviços de impressão. Temos três fases: uma fase de consult [consultoria], uma fase de implement [implementação] e uma fase de manage [gestão]. Portanto, isto é recursivo, ou seja, inicia-se e depois continua, criando-se círculos virtuosos e positivos ao longo do tempo. A ideia é que quando fazemos um as is daquilo que são as práticas dos clientes, e sabemos em que estágio de evolução eles estão, muitas vezes descobrirmos aquilo que não é conhecido pela organização, porque nós estamos a fazer isto todos os dias, e as empresas estão focadas nos seus clientes, nos seus outros processos, e portanto nós vamos descobrir muitas coisas que são do desconhecimento da gestão das organizações. Assim, com base no nosso conhecimento indicamos o caminho, com base naquilo que nos é dito pelos clientes, na direcção que querem tomar e naquilo que são as práticas que existem no mercado, aquilo que são as tendências. Fazendo esta fase de consult, entramos em fase de implementação, que passa pela delivery, por colocar em funcionamento. E depois gerimos. O gerir é algo que não termina no dia em que a solução está a funcionar, porque a forma como nós nos relacionamos com clientes é recursiva. Nós nunca consideramos que um projeto está terminado. Há um acompanhamento contínuo para tentar sempre melhorar aquilo que já foi melhorado. Há clientes que estão já na segunda ou terceira geração de OPS, e é sempre possível melhorar o que foi melhorado. Porquê? Porque os processos das organizações, dos work flows de documentos, da forma como o trabalho está organizado, da forma como as pessoas nas organizações trabalham, vão mudando e nós vamos adaptando também aquilo que é a oferta à mutação normal das organizações.

Visto que é uma empresa dedicada à área da impressão, a Konica Minolta vê a crescente digitalização documental como uma ameaça?

Não. É uma oportunidade enorme, para nós, porque quem percebe mais de documentos no mercado somos nós. Nós percebemos como os documentos são produzidos. Para nós é natural desmaterializá-los e seguir o seu fluxo e ajudar a organizar a forma como eles são arquivados. Neste momento, digitalmente. No passado, fisicamente. E portanto, olhamos para esta mudança da forma como o suporte é utilizado, como os nossos clientes e os seus colaboradores utilizam a informação, mais como uma oportunidade do que como uma ameaça. Porque há aqui um lado que tende a ser esquecido. Hoje em dia há muito mais informação dentro das organizações do que há uns tempos atrás. Hoje em dia, cinco minutos após ter acordado a maioria das pessoas já ligou e viu o noticiário na TV, já viu o Facebook, já viu as páginas dos jornais no telemóvel. As organizações são iguais. No primeiro minuto do dia de trabalho a quantidade de informação recebida é muito maior do que há cinco ou dez anos. Isto faz com que a informação seja amplamente distribuída entre os utilizadores, mais partilhada e, portanto, mais impressa. Uma carta, no passado, chegava a uma empresa num formato físico e era depois entregue ao seu destinatário. Hoje, imaginemos que a carta chega também em suporte físico, é digitalizada logo na receção. Ao ser digitalizada, pode ser vista por um maior número de pessoas, não apenas pelo emissor, rececionista e destinatário. Isso aumenta de forma enorme o número de vezes que pode ser impressa, porque o mesmo documento pode ser impresso várias vezes. Portanto, não é uma ameaça. É uma oportunidade para ajudarmos as empresas a refazer os seus processos de distribuição da informação, como a ativam e como a trabalham.

E as empresas portuguesas estão sensíveis a essa necessidade de otimização dos seus processos de impressão, de gestão documental?

Bastante. Novamente entramos aqui nos tais diferentes estágios de evolução. E sabemos que passámos por um período de grave crise económica, com muitas restrições ao nível do financiamento das empresas, em que muitas tiveram que reduzir o investimento, e um dos pedidos feitos aos CIO foi “Reduzam custos!”. Tivemos, de facto, um período em que era esse o foco das empresas. Passada agora esta tempestade, penso que vamos entrar numa fase de aumento da importância do CIO dentro das organizações, como elementos que fazem parte da estratégia de negócio. Com o ganho de protagonismo, o CIO vai olhar para nós como a solução, para ajudá-lo nos grandes projectos. Hoje em dia, muitas empresas têm também uma barreira a utilizar e a colocar os seus documentos na cloud, porque querem por lá somente o que é realmente significativo, mas são incapacitadas pelas sua organização interna dispersa e pouco estruturada. E nós ajudamos, através de projetos de Small Data, o cliente a saber o que realmente importa colocar na cloud. Nenhuma empresa consegue ter uma estratégia cloud no seu negócio se não fizer um OPS. Se não tivermos políticas claras de impressão e digitalização, se não tivermos processos claros dos work flows dos documentos, o que vai acontecer é que temos um caos de dados que depois não vamos conseguir utilizar na cloud. Para além disso, o printing ainda representa uma parte significativa dos custos de IT, mas não é conhecida. Ao fazermos vagas sucessivas de OPS nas organizações libertamos meios para os CIO poderem investir noutro tipo de projectos.

Espera-se, então, que durante este ano, e os próximos, os investimentos na gestão documental aumentem.

Sim, sim.

Falou há pouco da cloud. De forma é que a Konica está a investir na Mobilidade?

Temos cerca de sete mil equipamentos em clientes, ligados machine-to-machine, e nós fazemos a monitorização remota dos mesmos. O envio automático de consumíveis sem que o cliente os peça, tudo isso é feito através da Internet of Things. Por exemplo, eu vou ao meu escritório do Porto da Konica Minolta. Mandei, em Lisboa, imprimir um documento que vou precisar, mas não o resgatei logo. Quando chego ao Porto, aproximo o meu cartão da Konica Minolta ou o meu telefone ao equipamento no escritório, ele reconhece que é o Vasco Falcão e a minha impressão sai no escritório do Porto. Há muitos outros exemplos, como os nossos clientes poderem fazer impressões através dos seus dispositivos móveis, como aplicações que permitem controlar as impressões através de mobile.

E para 2015, quais são os objetivos estratégicos da Konica Minolta Portugal?

Vamos continuar a transmitir aos nossos clientes que a nossa estratégia é a nossa capacidade de adaptar – one size does not fit all – a nossa oferta aos diferentes estágios de maturidade das organizações. Isso é um vetor. Do outro lado, temos um foco muito grande naquilo que são os clientes dos nossos clientes. Não nos chega olhar para os clientes como o fim, porque quase todos os nossos clientes têm clientes. O que nós queremos é ajudá-los a aumentar também as suas vendas, a sua eficiência. Para isso, temos que trazer para os processos de trabalho das organizações formas mais eficientes de fazer, formas mais eficientes de vender, formas mais eficientes de imprimir, formas mais eficientes de distribuir os documentos. Portanto, é aí que nós trabalhamos.