Estudo da Lexmark revela ineficiências das empresas

Um estudo realizado pela Lexmark revela que as empresas a operar processos manuais têm maiores ineficiências, incluindo baixa produtividade e ciclos mais lentos de input de dados.

Segundo os dados deste estudo, a implementação massiva de sistemas automatizados pode ajudar as empresas europeias a estimular a produtividade dos colaboradores, reduzir custos operativos e diminuir os erros associados aos processos manuais.

Cerca de 70 por cento dos trabalhadores de escritórios europeus inquiridos afirmaram pensar que o tempo que dedicam a completar tarefas administrativas aumentou nos últimos cinco anos. Outros 59 por cento revelaram que efetuar tarefas administrativas na empresa implica processos pesados e complexos.

Os processos manuais consomem parte considerável do tempo das equipas. Metade dos colaboradores que responderam afirmam que o tempo é o maior problema associado à administração do escritório.

O estudo sublinha ainda que, a nível pessoal, as equipas ponderam eliminar formas antiquadas e pouco produtivas de trabalhar. Um quarto dos inquiridos indicaram que o seu maior problema com os processos de administração manual é a sua propensão ao erro. Além disso, quase dois terços dos trabalhadores europeus inquiridos experienciaram uma situação na qual um erro proveniente de uma tarefa de administração manual custou dinheiro à empresa.

Mais teclas digitadas traduz-se em custos de inserção de dados, mais erros e ciclos de input de dados mais lentos. Isto pode ter impacto direto nos resultados dos negócios.

Se uma fatura  não é enviada corretamente, poderá haver atraso nos pagamentos e duplicação destes. Isto pode resultar numa quebra da relação com o cliente, vendedor ou fornecedor. Assim, a empresa deve rever a sua abordagem relativamente aos dados corporativos e à forma como estes são manuseados nas tarefas diárias.

A Lexmark apresenta soluções que são utilizadas em médias e grandes empresas para atingir uma forma mais eficiente de trabalhar. Das aplicações de captura móvel até software de captura inteligente, a Lexmark permite às empresas criar fluxos de trabalho mais produtivos.

As soluções combinam poderosos equipamentos de scan e impressão com software de processamento de conteúdos e documentos que permitem a captura inteligente de informação. Os dados dos documentos são automaticamente capturados e separados num formato estruturado e transferidos para processos de negócio e sistemas corporativos para melhor visibilidade da informação em toda a empresa. Isto permite à empresa eliminar 85 a 95 por cento da introdução manual de dados que é tipicamente requerida, melhorando o acesso à informação.

“O nosso estudo é uma chamada de atenção para as empresas em toda a Europa. Os resultados mostram que muitas empresas vivem numa era digital negra, não retirando partido das tecnologias disponíveis para apoiar a produtividade dos colaboradores e os fluxo de trabalho no geral”, afirma Juan Leal Cárdenas, Diretor Geral da Lexmark Ibérica. “Se as empresas não querem ficar para trás necessitam de olhar para os processos automatizados e otimizados por forma a conseguir mais eficiência no trabalho, incluindo a sua abordagem às tarefas administrativas diárias”, acrescentou.