Canon apresenta soluções de mobilidade

A Canon realizou esta manhã, no aeroporto de Lisboa, o evento “Canon Mobile Print”. A iniciativa contou com a apresentação do estudo “Office Insights 2013” pelo Gestor de Produto da empresa e com algumas demonstrações sobre a interação entre dispositivos móveis e impressoras.

Miguel Viana, Gestor de Produto da Canon, começou por apresentar o estudo “Office Insights 2013”, um relatório realizado em 12 países europeus, incluindo Portugal. Neste estudo foram feitos inquéritos a 1671 colaboradores, incluindo 300 decisores, nos mais diversos setores do mercado.

Os resultados revelam que se verifica um acréscimo de 30 por cento de profissionais que trabalham remotamente, em comparação há alguns anos atrás. As empresas demonstram um maior esforço para disponibilizar tecnologia que lhes permita trabalhar de forma integrada on the move.

Mais de metade dos empregadores disponibilizam um computador portátil aos colaboradores, mas apenas uma minoria fornece aos colaboradores smartphones (20 por cento) ou tablets (nove por cento).

O relatório revela que 73 por cento dos inquiridos consideram que a tecnologia ajuda a trabalhar a partir de diferentes locais. As aplicações móveis e com integração na cloud ajudam os trabalhadores remotos a permanecerem ligados ao escritório central. Cerca de 43 por cento reconhecem valor na impressão móvel, 27 por cento dizem que as impressoras e scanners WiFi melhoram a produtividade e 51 por cento gostariam de enviar documentos digitalizados para aplicações na cloud.

As empresas estão cada vez mais a adotar BYOD (Bring Your Own Device). Mais de uma em cada três empresas permitem que os colaboradores utilizem os seus próprios dispositivos móveis para trabalhar e já muitas pequenas empresas reconhecem rapidamente os benefícios do BYOD. Mas na realidade, verifica-se que mesmo que as empresas não permitam este sistema, os colaboradores já utilizam os seus dispositivos com ou sem autorização.

A introdução das soluções de mobilidade, BYOD e o acesso a documentos a partir de smartphones aumentaram as preocupações com a segurança. As principais preocupações são a perda de documentos e a utilização de dispositivos pessoais para aceder aos servidores da empresa, que significa que os utilizadores não autorizados possam editar, enviar ou apagar documentos importantes.

Verifica-se então uma necessidade de formação para os utilizadores. O estudo destaca a falta de comunicação entre os decisores e os utilizadores finais. Vários utilizadores disseram que nem sequer sabem exatamente o que podem ou não podem fazer remotamente. Conclui-se então que os decisores precisam de melhorar a forma como demonstram a tecnologia.

O relatório mostra ainda algumas recomendações neste sentido. É necessário rever os processos documentais atuais, envolver os utilizadores no processo de tomada de decisão aquando da aquisição de novos equipamentos/soluções, garantir que os utilizadores sejam instruídos acerca da tecnologia disponível para trabalhar remotamente e corresponder a solução de software e os dispositivos dos colaboradores para a mobilidade.

Depois da apresentação desta fase do estudo sobre equipamentos de escritório e mobilidade, José Martins, responsável pela área dos equipamentos profissionais, fez algumas demonstrações acerca de como é possível através de um dispositivo móvel mandar imprimir um documento.

A questão da segurança esteve em destaque nesta demonstração e José Martins deu a conhecer uma solução neste sentido. Para se mandar imprimir um documento, faz-se login no dispositivo móvel e em seguida dá-se a ordem da impressão. Na rede manda-se imprimir com login e fora da rede manda-se imprimir com uma autorização do administrador da rede. “O administrador tem total controlo sobre o aparelho e envia a autorização para determinado utilizador”, explica José Martins.

Miguel Viana voltou a apresentar um novo setor do estudo “Office Insights 2013”, desta vez sobre o tema da segurança.

Mais de dois terços das empresas trabalham com documentos confidenciais ou com informação sensível, mas 79 por cento imprimem-nos numa impressora acessível a outros. Novas formas de trabalho, como por exemplo o trabalho remoto recorrendo às tendências BYOD, contribuem para o aumento das preocupações com a segurança.

As questões da segurança afetam a evolução das novas formas de trabalho. As preocupações com a segurança diminuem a adesão ao trabalho remoto e os documentos não estão acessíveis remotamente ou protegidos contra impressão. Os gestores de TI precisam de encontrar o equilíbrio entre os riscos e a acessibilidade de que as pessoas necessitam.

Neste sentido foram apresentadas também algumas recomendações. É necessário garantir que os colaboradores estejam informados acerca do risco de perda de dados e que tenham formação para utilizar os equipamentos, é também preciso rever as políticas com a direção e os colaboradores da empresa para verificar a sua implementação e funcionamento e fazer corresponder as políticas de segurança às necessidades da empresa.

Seguiu-se depois mais uma demonstração de como digitalizar uma fatura utilizando a aplicação de cloud, uma aplicação para computadores. “Este software está pensado para o administrador do equipamento dar apoio ao utilizador, pois este que está em frente ao equipamento pode ter dificuldades em utilizá-lo e o administrador, por exemplo através de contacto telefónico, pode prestar auxílio ao utilizador porque está a ver no computador tudo o que ele está a fazer no equipamento”, esclarece José Martins.

Carlos Marçal, da área de marketing da Canon, fez uma breve apresentação da aplicação uniFlow. O uniFLOW é uma solução integrada de gestão de impressão e digitalização e possui uma nova capacidade que permite que funcionários e convidados móveis façam impressões a partir dos seus dispositivos móveis. O uniFLOW permite aos utilizadores enviarem documentos importantes para qualquer impressora de rede e imprimir apenas quando o utilizador lá estiver para recolher os documentos, permite ao administrador configurar regras relativas à forma e ao local de impressão dos documentos e permite ainda aos utilizadores digitalizar e comprimir, de forma rápida e fácil, documentos de dispositivos multifuncionais da Canon diretamente para sistemas de correio eletrónico ou de ficheiros.

Para finalizar a apresentação, Miguel Viana voltou ao relatório europeu, para esclarecer a outra fase do estudo, que tem a ver com o valor dos documentos.

Apesar de 51 por cento dos inquiridos imprimirem menos nos dias de hoje, o que se imprime tem mais valor. Cerca de 98 por cento dos colaboradores de escritórios europeus dizem que a impressão e cópia é importante para a organização como um todo. Mais de metade concordam que os documentos em papel são socialmente mais bem aceites em reuniões e dizem que preferem ler documentos em papel do que em dispositivos móveis.

Cerca de 51 por cento dizem estar interessados em ter formação para tirar melhor partido das suas impressoras e MFPs e 79 por cento dos utilizadores ainda não tentaram imprimir de um dispositivo móvel na empresa.

No final, foram apresentadas as conclusões gerais do estudo. O “Office Insights 2013” mostra que é necessário melhorar a capacidade de reação às mudanças na forma de trabalhar; a tecnologia é cada vez mais importante na gestão de documentos e da informação; a digitalização é o principal fator dinamizador dos fluxos de trabalho; a segurança é um aspeto chave; os documentos impressos mantêm a sua importância; é necessário formar os utilizadores para a otimização do uso de equipamentos de escritórios e envolve-los no processo de aquisição de soluções tecnológicas.