IDC recomenda: imprima in-house, mas em segurança e com custos controlados

As PMEs têm de mudar de estratégia no que respeita à forma como escolhem e gerem os seus equipamentos de impressão, optando por soluções de impressão inteligente – é esta a principal conclusão do estudo “As Opções de Compra das PMEs para uma Impressão Profissional mais Inteligente ”, elaborado pela IDC, com o patrocínio da OKI.

Apesar da difícil situação económica na Europa, as vendas de impressoras laser (incluindo os sistemas LED) a PMEs aumentaram mais de 3%, o que atesta claramente a tendência de crescimento da impressão in-house (IDC Hardcopy Device Usage: Applications Driving Print, 2011).

Contudo, em muitos casos, a gestão da área de impressão nas pequenas e médias empresas é feita de forma pouco eficiente, sem um conhecimento exato do volume e custos de impressão verificados, e sem uma ponderação rigorosa das questões ambientais, de produtividade e de segurança.

Sublinhando a importância deste estudo da IDC, Carlos Sousa, Diretor-geral da OKI em Portugal, considera que “as novas tecnologias de impressão permitem que as PMEs possam competir de forma mais efetiva com os seus concorrentes de maiores dimensões, conseguindo o melhor retorno do seu investimento em impressão, ao mesmo tempo que poupam nos custos e melhoram a produtividade das suas equipas”.

Impressão sob controlo

As empresas precisam de conhecer o volume de impressão que ocorre dentro das suas instalações – e geri-lo. Para atingir este objetivo, devem optar pela instalação de software que permita identificar, registar e controlar a impressão.

Ao instalarem software de impressão na sua rede, as empresas conseguem monitorizar e gerir os volumes de impressão por departamento e por utilizador. Por exemplo, pode-se identificar quem está a imprimir, se o faz a cores ou em mono, e qual o número de páginas impressas. A partir da informação recolhida, definem-se regras de impressão, de acordo com áreas e funções, que ajudam a controlar os custos.

Após a análise interna, e para uma avaliação real dos custos e necessidades totais de impressão, as empresas deveriam apurar também quais os custos associados aos serviços de impressão externa.

A diversidade de equipamentos atualmente disponíveis no mercado permite que as empresas calculem possíveis desvios em áreas de produção externa, para que, após essa análise, possam estimar as mais-valias da impressão interna, mantendo a qualidade profissional, imprimindo o que precisam, quando precisam e à medida das suas necessidades.

Em resumo: uma impressão inteligente é sinónimo de mais controlo e de um reforço da segurança documental. Além disso, contribui para a redução dos custos fixos e variáveis a médio e longo prazo, promovendo a eficiência e a produtividade das equipas, bem como o respeito pelas questões ambientais.