Acabe com o papel no escritório

Muita coisa é dita sobre os escritórios sem papel e as soluções que existem no mercado para atingir esse paradigma. Mas a quantidade de empresas que ainda dependem do papel continua a ser muito elevada. E é aí que entra a transição para o universo digital, através da gestão documental, numa sociedade cada vez mais preocupada com o meio ambiente e a organização empresarial. Nos últimos dois anos tem havido um interesse cada vez maior pela gestão de documentos em médias e pequenas empresas. As de maior destaque no mercado, geralmente, viram essa necessidade atendida há alguns anos com sistemas comerciais, e, em alguns casos, com soluções desenvolvidas internamente. Porém, a evolução do negócio ou situações financeiras adversas podem obrigar estas empresas a mudarem de sistema por motivos de flexibilidade ou custo. Tradicionalmente, a gestão de documentos traz à mente ficheiros ou formulários a serem classificados, aprovados e armazenados para consulta futura. Hoje, o Enterprise Content Manegment (ECM) inclui ainda imagens e ficheiros que compõem um site, mensagens de texto (SMS), emails, certificados digitais e muitas outras coisas. O termo ECM significa que é feita uma gestão de todo o material documental da empresa para finalidades variadas.
 
A Xerox avança para o mercado com uma nova solução, apresentando o PaperLESS BOX(http://www.xerox.com/index/ptpt.html). Esta nova solução consiste num simples e completo serviço de digitalização e arquivamento electrónico desenvolvido para pequenas e médias empresas e totalmente adaptável às necessidades específicas de cada organização. O PaperLESS BOX é uma solução web-based baseada em software e serviços, que centraliza o processamento de documentos sem as complicações de instalações de software e hardware das soluções tradicionais mais complexas. A par disto e como mais-valia evidente, não existe investimento inicial, estando o delivery da solução baseada num volume de documentos processados mensalmente e uma taxa fixa que o cliente paga em igual período, durante o tempo de duração do contrato (12, 24 ou 36 meses).
 
Acrescentar valor ao documento
O ponto central é: Flexibilidade, pois não obstante a existência de uma baseline fixa de documentos mensal, é possível ao cliente agregar excedentes sem necessidade de renegociação ou acertos no contrato. Uma das modalidades desta solução assenta na infraestrutura de MFD’s já disponibilizada aos clientes, procedendo a Xerox à integração dos serviços pós-digitalização, acrescentando assim, valor aos documentos e libertando os clientes dos processos morosos e de custos indiretos difíceis de contabilizar e medir. Nas modalidades mais avançadas, a Xerox responsabiliza-se igualmente pela gestão do arquivo físico e pelo processamento integrados das faturas eletrónicas recebidas pelos clientes. Desta forma, e com base numa estrutura estandardizada, os clientes poderão usufruir de serviços de Indexação de Documentos, Recepção e Tratamento de Imagem, Digitalização de Imagem, Recolha Física de Documentos, Disponibilização num Portal de Consulta, Arquivo Físico de documentos e Classificação de Documentos.
 
Para que possa satisfazer diferentes segmentos de mercado, foram desenhados 3 Packages de Serviços Paperless, designadamente o Paperless Box Light, Plus e Professional. Uma das alternativas interessantes é o sistema Alfresco (http://www.alfresco.com/) que focaliza e atende as necessidades ECM. Em 2005, um grupo de pessoas com ampla experiência no mercado de gestão de documentos, vindas principalmente dos projetos Documentum e Business Objects, formaram uma empresa com a missão de atuar no segmento ECM, oferecendo um produto superior às alternativas comerciais em recursos, funcionalidade, flexibilidade e custo. A empresa desenvolvedora do Documentum foi adquirida recentemente pela EMC e esse software é o atual líder do segmento. Vale a pena lembrar que os analistas de TI ainda costumam excluir das análises os sistemas livres, como é o caso do Alfresco.
A empresa por trás do software presta serviços de consultoria e treinamento e também gera receita através da venda da versão comercial do software, que possui as mesmas funcionalidades da versão gratuita. O modelo de negócios aplicado nesse caso é particularmente favorável, pois atrás de um produto com tecnologia de ponta está uma empresa com vasta experiência no segmento. Sendo assim, o Alfresco está disponível em duas versões. A versão Community é libertada antes da Enterprise e só há suporte nos fóruns de discussão e no wiki do sistema. Eventuais falhas da versão comunitária somente são corrigidas na versão seguinte, mas é permitido ter acesso ao repositório Subversion para se obter as versões mais recentes. A versão Enterprise inclui suporte formal pela empresa Alfresco, com tempos de resposta que dependem do plano de suporte contratado. As falhas são corrigidas com maior rapidez e o suporte pode ser contratado por servidor ou por quantidade de usuários. É importante destacar que ambas as versões são funcionalmente iguais e utilizam o mesmo código-fonte.
 
Recursos do Alfresco
O sistema Alfresco é formado por um repositório central de conteúdo, um mecanismo abrangente de permissões e regras de acesso e ainda mecanismos para gerar regras, fluxos de trabalho e toda agestão através de um aplicativo que permite o acesso por diferentes métodos. A definição e execução dos fluxos de trabalho é controlada pelo jBPM (figura 1), que está incorporado ao Alfresco e é parte do produto. O fluxo de trabalho está dividido entre simples e complexo: um fluxo simples significa que são aplicadas regras definidas pelo cliente web, utilizando o navegador; enquanto um complexo utiliza o modelador de processo jBPM, com plugin do IDE Eclipse. Esse plugin permite a visualização e definição do processo através de uma interface gráfica. O site do Alfresco (http://www.alfresco.com) mostra a possibilidade de se obter o Eclipse com o jBPM instalado e configurado para definir novos fluxos de trabalho complexos.
O repositório oferece sistema de controlo de documentos, conversão automática de formatos (por exemplo, doc para PDF), auditoria de acessos e modificações e também taxonomias de classificação. O repositório é dividido em espaços e subespaços, que podem ser considerados como pastas ou diretórios de arquivos num sistema de arquivos tradicional. Esses espaços e os documentos individuais podem estar sujeitos a restrições de acesso e regras de comportamento. Podem ser definidos propriedades ou atributos novos para os documentos. A funcionalidade do Alfresco pode ser estendida por módulos com a tecnologia AMP (Alfresco Module Package).
 
Web, imagens e registos
 
Gestão de documentos. Tradicionalmente, esse recurso está presente em sistemas complexos e difíceis de usar e portanto tem baixa penetração nas empresas. O Alfresco visa disponibilizar essa funcionalidade de uma forma simples e poderosa; Gestão de imagens. A captura de documentos tradicionais em papel e a sua incorporação num repositório traz grandes benefícios a uma empresa em termos de facilidade de acesso às informações e auditoria, além de processos como a autorização de pagamentos ou o processamento de seguros. A captura de todos os documentos, sejam arquivos, emails, fax ou papéis, permite uma visão completa de um cliente ou processo. Para essa tarefa, o Alfresco oferece integração com o Kofax Ascent Capture, um produto comercial que permite converter documentos para formatos digitais. Pode-se também desenvolver uma interface entre um scanner e o repositório, utilizando a API do Alfresco;
 
Gestão de conteúdo Web. A adoção da Web 2.0 em sites está a mudar as expectativas dos utilizadores sobre os aspectos de usabilidade, conteúdo e desempenho de um site. Com isso, surge também a expectativa de modificações velozes de layout, funcionalidade e conteúdo. O Alfresco reconhece que a administração tradicional de sites que envolve a separação de papéis entre o web designer, o programador, o gerador de conteúdo e o administrador do banco de dados é cara e lenta. Por isso, ele oferece a possibilidade de administrar o site dentro do repositório e publicá-lo num servidor web. O Alfresco consegue fazer isso de forma muito flexível e atendendo vários sites a partir do mesmo repositório, pois apresenta-se como um servidor de conteúdo seguindo a especificação JSR-170. Ele oferece muitas facilidades para a administração de sites, tais como versões alternativas, união de versões e expiração de conteúdo; Gestão de registo. As leis e regulamentações têm um impacto muito grande na forma como são administrados os registo (documentos) de interação entre a empresa e seus clientes e funcionários. Nos últimos anos, diversos processos judiciais mostraram que em grandes quebras, como Enron, Worldcom e outros, os registo internos tiveram mais peso que as testemunhas na determinação das intenções da empresa e seus diretores e funcionários. Dessa forma, é cada dia mais importante administrar os registo de forma que reflitam a verdadeira situação da empresa em cada momento do tempo. Nos Estados Unidos, o Departamento de Defesa emitiu uma diretriz, DOD 5015.2, que norteia a forma de manter os registos. O Alfresco já aderiu a essa norma.
 
Acesso
Para facilitar o acesso ao repositório pelos utilizadores do sistema e, portanto, evitar a necessidade de treino, o Alfresco oferece acesso pelos mais diversos mecanismos, como navegadores web, compartilhamentos CIFS, WebDAV, FTP, Web Services e outros. A opção de aceder ao sistema pelo navegador de arquivos, independentemente do sistema operativo, é uma importante vantagem. Para o utilizador final, o repositório se apresenta como uma unidade de rede, como se fosse um servidor, o que simplifica a compreensão do sistema e evita uma má utilização. A figura 2 mostra como o repositório do Alfresco é apresentado no navegador de arquivos em sistemas Windows; como uma unidade compartilhada na rede. Nesse exemplo, o nome da máquina é artemis e por isso o mapeamento sugerido é \\artemis_a\Alfresco. No caso, a unidade foi mapeada em E:. Consegue-se o mesmo efeito com servidores Windows e Linux a funcionar com o Samba. É possível mudar os nomes nos ficheiros de configuração do sistema, que utilizam o formato XML.
O mapeamento deve ser feito com um nome de utilizador reconhecido pelo repositório do Alfresco, mas para isso a flexibilidade é bastante grande, pois o sistema oferece a possibilidade de autenticação por LDAP, Active Directory, NTLM ou pelo seu próprio mecanismo de autenticação. Assim, o mapeamento poderia ser feito através do utilizador que está ligado e autenticado na máquina do utilizador, sem que este precise fazer algo mais para utilizar o sistema. Outra forma de acesso normalmente utilizada é através do cliente web. No caso de acesso remoto pela internet, essa é, naturalmente, a forma preferencial. Mesmo com a grande facilidade de acesso pelo navegador de arquivos, o Alfresco oferece integração com aplicativos de escritório, reconhecendo que nas empresas uma grande quantidade de utilizadores utiliza constantemente esses aplicativos. Atualmente, apenas o Microsoft Office e OpenOffice.org são suportados. O módulo do MS Office suporta funções como navegação nas pastas do repositório, criação de pastas a partir de modelos, acesso a documentos, visualização de detalhes de documentos e versões, comparação de documentos, extração, início de novos fluxos de trabalho, auditoria do estado de fluxo de trabalho, conversão de documentos para PDF e busca no repositório. Pode-se observar a forma de navegar nos repositórios e visualizar detalhes de um documento. Destaque-se que esse plugin não requer uma unidade de rede mapeada, pois ele comporta-se como um cliente web.
 
Tecnologia
O sistema Alfresco é multi-plataforma, já que foi desenvolvido em Java. Pode ser instalado dentro de um servidor Java como o Tomcat ou integrado ao servidor de aplicativos Java, como o JBoss. O seu repositório operacional e de metadados é um banco de dados SQL e é utilizada a tecnologia Hibernate. O produto oferece configuração padrão para HSQL (Hypersonic SQL, nativo de JBoss e Tomcat) e requer uma pequena modificação nos ficheiros de configuração para MySQL. Os outros bancos de dados, especialmente Oracle,+PostgreSQL e MS SSQL Server podem ser configurados com ajuda da documentação no wiki do Alfresco. Além da tecnologia Hibernate, o Alfresco utiliza o Lucene no seu motor de busca, o Spring para a interface web e o MyFaces no suporte a JSF ( Java Server Faces ).
 
A prática de gestão de documentos está a ganhar destaque pelas vantagens que traz para as empresas. Os sistemas tradicionais costumam ser caros e de uso complexo, dificultando a sua implementação e difusão entre todos os funcionários da empresa. O Alfresco e a Xerox utiliza tecnologia de ponta com características muito completas e modernas para atender as exigências e conta com apoio de uma equipa com ampla experiência neste mercado. A flexibilidade do sistema, as características tecnológicas e funcionais, associadas ao baixo custo de implementação e operação fazem do Alfresco e da Xerox uma escolha de baixo risco para implementar o ECM numa empresa. Como em qualquer solução corporativa, a contratação de consultoria especializada pode aumentar as chances de sucesso. Há outros sistemas livres para gestão de documentos que utilizam tecnologias diferentes, mas nenhum com tanto apoio profissional e visão sobre a área e evolução futura.